Phương pháp 4D


Giải quyết vấn đề bằng cách hướng đến những điều đang diễn ra tốt đẹp

Hãy tưởng tượng rằng sổ sách ghi chép đơn đặt hàng của bạn công ty bạn thì đã đầy, còn bạn thì đang tuyệt vọng trong việc tìm cách mở rộng công việc kinh doanh – nhưng bạn lại không thể tìm được các nhân viên mình cần. Và điều tồi tệ nữa là: tiền mặt thì bị quản lý chặt chẽ, ngân sách tuyển dụng của bạn thì đã chi ra quá nhiều, và bạn thì hoàn toàn nghi ngờ các phương pháp mình đang áp dụng không hiệu quả.

Có một cách tiếp cận ở đây là hãy tập trung vào những thứ chưa hiệu quả, và suy nghĩ cách làm thế nào để giải quyết chúng. Đây là phương pháp thường được dùng để giải quyết vấn đề. Trong nhiều trường hợp thì nó có thể đúng. Tuy nhiên ở những trường hợp khác, thì cách đó chỉ mang lại sự nhàm chán.

Có một cách giải quyết khác là chuyển sang một quan điểm tích cực hơn, hãy nhìn vào những công việc đang diễn ra hiệu quả, và dựa vào đó, phát huy chúng hiệu quả hơn nữa. Trong một số tình huống, cách này có thể rất hiệu quả, vì bằng việc tập trung vào những mặt tích cực, bạn có thể xây dựng và phát huy những điểm mạnh đó để mang lại thành công thực sự.

Đây là tiền đề đằng sau phương pháp “Thẩm tra đánh giá”, một phương pháp giải quyết vấn đề đó đã được khơi sáng bởi David Cooperrider của Đại học Case Western Reserve vào giữa thập niên 80.

Để hiểu rõ nền tảng của phương pháp “Thẩm tra đánh giá” này thì tốt nhất là thử phân tích ý nghĩa từng từ trong đó.

·       Đánh giá (cao): có nghĩa là nhận ra và đánh giá cao những đóng góp hoặc thuộc tính của con người và sự vật xung quanh chúng ta.

·        Thẩm tra: có nghĩa là chủ động khám phá để hiểu rõ hơn vấn đề, và mở ra các giải pháp mới.

Khi kết hợp hai từ với nhau, cụm từ này có nghĩa là bằng việc nhận thức những điều tốt đẹp, những mặt tích cực trong những tình huống khó khăn, chúng ta có thể khám phá và học cách tác động đến những thay đổi tích cực cho tương lai.

Sử dụng phương pháp “Thẩm tra đánh giá” : Phương pháp 4D

Slide198 Phương pháp 4D

Để áp dụng phương pháp Thẩm tra đánh giá để giải quyết một vấn đề thì điều quan trọng nhất là phải tập trung vào những mặt tích cực. Một cách tiếp cận tích cực sẽ giúp bạn phát huy thế mạnh của mình, cũng như giúp bạn quản lý hoặc loại bỏ các điểm yếu.

Bước đầu tiên của quá trình này là xác định và mô tả các vấn đề mà bạn đang cố giải quyết. Từ đó, tiếp tục xem xét vấn đề này trong bốn giai đoạn: Khám phá, Định hướng, Thiết kế và Thực hiện. Phương pháp này được mô tả trong năm bước dưới đây.

Lời khuyên 1:

Phương pháp Thẩm tra đánh giá cụ thể chính là việc áp dụng bốn D: “Discover” (Khám phá), “Dream” (định hướng), “Design” (thiết kế) và “Deliver” (thực hiện) hay “Destiny”. Chúng tôi muốn để phương pháp D thứ năm “Define” (xác định) lên bước đầu tiên

1. “Define”(xác định) các vấn đề.

Trước khi phân tích một tình huống, bạn cần xác định những gì bạn đang xem xét.

Và nếu bạn quyết định nhìn vào những mặt tích cực thì nó sẽ đưa bạn sang những hướng tích cực, việc xác định những chủ đề tích cực sẽ giúp bạn nhìn vào những mặt tích cực của nó. Vì vậy, ví dụ như thay vì tìm kiếm “cách để giải quyết vấn đề tuyển dụng”, thì bạn hãy nói là “cách thúc đẩy công tác tuyển dụng hiệu quả hơn” . Sự thay đổi tinh tế trong cách dùng từ này có thể có ý nghĩa rất lớn đối với những vấn đề mà bạn đang giải quyết.

Ngoài ra, đừng quá hạn chế chủ đề. Nếu bạn muốn khám phá ra nhiều giải pháp khả thi  thì hãy giữ cho chủ đề luôn mở rộng.

2. Giai đoạn “Discovery” (Khám phá) :

Ở giai đoạn này bạn cần phải tìm những điều tốt đẹp và hiệu quả nhất đã xảy ra trong quá khứ, và những công việc đang làm tốt ở hiện tại. Càng liên quan đến nhiều người càng tốt, và thiết kế câu hỏi để mọi người nói chuyện với nhau và kể chuyện về những gì mà họ thấy nó tốt đẹp hay tích cực, và những công việc mà họ làm tốt.

Dùng tiếp ví dụ ở trên, cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là lập đợt tuyển dụng mới, phỏng vấn những người mới, tập trung vào điều cốt lõi là trước khi tham gia, họ cảm thấy bị thích gì ở công ty, điều gì làm họ cảm thấy thích thú và gắn bó với công ty sau khi gia nhập. Sau đây là những câu hỏi hiệu quả để khám phá ứng viên của bạn:

·        Trước đây ,điều gì thu hút bạn nhất khi bạn quyết định tham gia công ty?

·         Hãy kể với tôi về khoảng thời gian mà bạn thấy mình rất nhiệt tình với công việc.

·        Điều gì bạn nghĩ là quan trọng nhất cho sự thành công của bạn ở công ty?

·         Hãy nói cho tôi về khoảng thời gian mà bạn cảm thấy tự hào nhất về công ty.

Có thể sử dụng các cách tiếp cận khác để áp dụng cho công tác tuyển dụng, miễn sao nó xác định được trong các ứng viên ai là người thích hợp nhất và mang lại nhiều lợi ích nhất cho công ty.

Sau khi đã thu thập đủ thông tin sơ cấp, bạn cần phân tích các dữ liệu và xác định các yếu tố nào đóng góp nhiều nhất cho thành công của nhóm,của tổ chức trong quá khứ. Điều gì là quan trọng nhất? Điều gì đã làm mọi người tìm thấy động lực hoặc niềm vui trong công việc? Điều gì là niềm tự hào lớn nhất? Và cứ thế tiếp tục đặt câu hỏi.

3. Giai đoạn “Dream”

Trong giai đoạn này, bạn và nhóm của mình hãy nghĩ đến “những điều có thể”, những điều hiệu quả. Hãy suy nghĩ làm thế nào bạn có thể dùng đến những mặt tích cực mà bạn xác định trong giai đoạn “khám phá”, phát huy chúng để tạo nên sức mạnh thực sự.

Kết quả của giai đoạn “Khám phá” sẽ mở ra một con đường rõ ràng hơn cho giải pháp giải quyết vấn đề. Nếu vẫn chưa có gì rõ ràng, hãy áp dụng phương pháp động não để các thành viên trong nhóm có thể phát kiến ra những ý tưởng sáng tạo mà công ty và nhóm có thể thực hiện được.

Trong ví dụ của 15 phút, bạn có thể làm nổi bật và phát huy những điểm tốt đẹp mà mọi người thích về công ty của mình, sử dụng như những thông điệp mạnh mẽ để thu hút những ứng viên tiềm năng trong quá trình tuyển dụng. Và bạn cũng có thể ngừng các công việc không hiệu quả, thay vào đó sử dụng tiền để phát huy những công việc khác đang hiệu quả.

Một khi bạn đã đồng ý với định hướng hay tầm nhìn của mình, bạn có thể chuyển nó sang giai đoạn thiết kế.

4. Giai đoạn “Design” (thiết kế)

Phát triển dựa trên các kết quả từ giai đoạn “Dream” (định hướng). Ở giai đoạn này, hãy nhìn vào những vấn đề thực tiễn cần thiết để hỗ trợ cho những định hướng, tầm nhìn của công ty. Ở đây bạn sẽ bắt đầu tìm hiểu sâu vào các loại hệ thống, quy trình và chiến lược thực hiện các định hướng của công ty mình.

5. Giai đoạn “Deliver” (thực hiện)

Đôi khi được gọi là giai đoạn Destiny, chữ D cuối cùng là giai đoạn thực hiện và nó đòi hỏi rất nhiều kế hoạch và sự chuẩn bị. Chìa khóa cho thành công ở giai đoạn này là tập trung vào các định hướng (hay tầm nhìn). Trong khi các thành viên khác nhau của nhóm hoàn thành những quy trình của riêng họ thì nó cũng có tác động lên sự thay đổi chung của toàn bộ công ty, và tất cả là để duy trì và phát huy định hướng hay tầm nhìn của công ty.

Lời khuyên 2:

Sức mạnh thực sự của kỹ thuật này là từ bước 1 và 2. Bước 3 tới bước 5 chỉ là các tiêu chuẩn để thực hiện. Nếu bạn thích phương pháp của bạn hơn thì bạn có thể sử dụng nó.

Lời khuyên 3:

Trong bài viết này, chúng tôi đang xem xét phương pháp “Thẩm tra đánh giá” như là một kỹ thuật giải quyết vấn đề. Bạn cũng có thể sử dụng nó hiệu quả hơn như một công cụ chiến lược để phát triển tổ chức hoặc phát triển cá nhân. Nếu sử dụng nó như một kĩ thuật để giải quyết vấn đề thì bạn chỉ có thể tập trung vào những công việc bạn làm tốt, và hướng các nỗ lực của mình theo hướng này, đồng thời tránh những điều mà bạn không làm tốt.

Điểm cốt lõi:

Khi đối mặt với các bất kì thách thức hay vấn đề nào, bạn hãy xem lại trong các vấn đề đó mình đã làm tốt điều gì, công việc nào đang hiệu quả. Chính quan điểm tích cực này mang lại các giải pháp mới tích cực hơn mà bạn và nhóm của mình trước đây chắc chắn không thể tìm ra được. Sử dụng phương pháp này để công ty của bạn có thể tự đánh giá lại theo một cách độc đáo và tích cực hơn.

Giai đoạn Deliver (giai đoạn thực hiện) trong chu trình không hẳn là giai đoạn kết thúc mà đó là giai đoạn bắt đầu đánh giá lại và tiếp tục quá trình “Thẩm tra đánh giá” mới để không ngừng cải thiện công ty. Một khi bạn đã áp dụng cách suy nghĩ tích cực này và liên tục thay đổi, cải thiện để tạo thành một chu trình không ngừng, áp dụng cho nhiều vấn đề khác của nhóm hay của công ty của mình thì bạn sẽ thấy rất thú vị với những kết quả thực sự tích cực mà nó mang lại.

 

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: