Hợp đồng ngoại thương và những vấn đề cần lưu ý


Theo Công ước Viên năm 1980: Hợp đồng ngoại thương là hợp đồng ký kết giữa các bên có quốc tịch khác nhau hoặc có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau. Theo luật Việt Nam:
Hợp đồng ký với thương nhân nước ngoài có nghĩa là một bên là thương nhân Việt Nam một bên là thương nhân nước ngoài.

I- Đặc điểm của hợp đồng ngoại thương.
+ Chủ thể là các bên có quốc tịch khác nhau có trụ sở ở các nước khác nhau
+ Hàng hoá được di chuyển qua biên giới quốc gia
+ Tiền tính giá và tiền thanh toán là ngoại tệ đối với một trong hai bên và có thể là ngoại tệ đối với cả hai
+ Nguồn luật điều chỉnh:
– Điều ước quốc tế, công ước, các hiệp định do các nguyên thủ quốc gia của các bên tham gia hợp đồng ký và được quốc hội phê chuẩn. Tuy nhiên vẫn có những hiệp ước không cần sự phê chuẩn của quốc hội mà có hiệu lực đó là những hiệp định được các nguyên thủ quốc gia ký trên cơ sở các điều ước mậu dịch đã được ký trước đó. Những hiệp định này có hiệu lực ngay sau khi ký, do vậy những điều ước hoặc hiệp định này có thể điều chỉnh hay huỷ bỏ hợp đồng và trong hợp đồng có thể không cần dẫn chiếu thì các điều ước, hiệp định này vẫn có hiệu lực điều chỉnh các hợp đồng ký kết giữa các bên.
– Luật quốc gia: Các luật cơ bản hoặc các văn kiện dưới luật. Khi luật quốc gia và các điều ước quốc tế mà quốc hội và nhà nước của các bên tham gia giao dịch đã ký và phê chuẩn trái nhau thì áp dụng điều ước quốc tế. Để điều chỉnh hợp đồng có thể áp dụng luật nước người bán, luật nước người mua hoặc luật của một nước thứ 3 do hai bên tham gia hợp đông quy định hoặc do tòa quyết định.
– Tập quán thương mại: Là thói quen được thừa nhận rộng rãi trong hoạt động thương mại trên một vùng miền hoăch một lĩnh vực thươg mại, có nội dung rõ ràng được các bên thừa nhận. Trong hợp đồng thường ghi giá FOB – Giao hàng trên tàu, CIF – Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí đó chính là các tập quán thương mại.
Tập quán thương mại được chia làm 2 loại:
* Tập quán chung
* Tập quán riêng.
– Án lệ (tiền lệ pháp): Tuỳ theo luật từng nước quy định
+ Giải quyết tranh chấp: Khi phát sinh tranh chấp, khiếu nại. Trước hết các bên phải gặp gỡ cùng nhau thương lượng để giải quyết, nếu không giải quyết được thì phải kiện ra trọng tài hoặc toà án

 

II – Các điều khoản thường thấy trong hợp đồng
Điều khoản 1: Định nghĩa:
Đưa ra các cụm từ được hiểu một cách thống nhất có liên quan trong hợp đồng.
Điều khoản 2: Phạm vi hợp đồng (hàng hoá)

  • Tên hàng hoá, quy cách, chất lượng, số lượng, nhà sản xuất, xuất xứ nguồn gốc mức độ đồng bộ….
  • Số lượng, khối lượng hoặc giá trị quy ước đã thoả thuận.
  • Đóng gói

Điều khoản 3: Giá trị hợp đồng
Tổng giá trị hợp đồng: (Theo Incoterms 2000)
Điều khoản 4: Điều kiện giao hàng

  • Quy định cảng đi, cảng đến
  • Thời gian giao hàng
  • Quy định rõ giao từng phần, toàn phần
  • Cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải
  • Thông báo trước khi giao hàng
  • Thông báo giao hàng

Điều khoản 5: Phương thức thanh toán

  • Thông thường áp dụng phương thức thanh toán Tín dụng chứng từ (L/C); cũng có thể thanh toán bằng chuyển tiền (TTR) (trong trường hợp hai bên có mối quan hệ làm ăn thân thiết hoặc có ràng buộc về vấn đề khác, trong trường hợp nhận hàng trước trả tiền sau…)
  • Quy định về bộ chứng từ xuất trình trong thanh toán

Điều khoản 6: Chứng từ giao hàng, đóng gói và mã hiệu
Điều khoản 7: Trách nhiệm do vi phạm hợp
Điều khoản 8: Thời hạn hiệu lực của hợp đồng
Điều khoản 9: Kiểm tra hàng hoá
Điều khoản 10: Bảo hành
Điều khoản 11: Biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng kinh tế (Bảo lãnh thực hiện hợp đồng)
Điều khoản 12: Chấm dứt hợp đồng
Điều khoản 13 : Điều khiện bất khả kháng
Điều khoản 14: Sửa đổi hợp đồng
Điều khoản 15: Trọng tài

Nên áp dụng: Giải quyết tranh chấp tại Trung tâm Trọng tài Quốc Tế bên cạnh phòng Thương mại Công nghiệp Việt nam
Điều khoản 16: Luật điều chỉnh hợp đồng
Nên áp dụng Luật của nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Điều khoản 17: Bảo mật
Áp dụng trong các hợp đồng chuyển giao công nghệ, hợp đồng mua bán thiết bị đồng bộ, hoặc trong trường hợp sử dụng tín dụng thương mại người mua cung cấp toàn bộ thông tin của doanh nghiệp mình cho người bán, hoặc các trường hợp khác do hai bên thấy cần thiết.
Điều khoản 18: Ngôn ngữ và hệ thống đo.
Được thống nhất và thoả thuận hai bên.

III- Kết cấu cơ bản của hợp đồng ngoại thương

Điều 1: Tên hàng (Article 1: Commodity)
Tên hàng là đối tượng mua bán của hợp đồng, có tác dụng hướng dẫn các bên dựa vào đó để xác định các mặt hàng cần mua bán – trao đổi. Vì vậy đây là điều khoản quan trọng không thể thiếu giúp cho các bên tránh được những hiểu lầm có thể dẫn đến tranh chấp sau này, đồng thời dễ dàng phân biệt những sản phẩm khác cùng loại. Trong nhiều hợp đồng xuất nhập khẩu do phía Việt nam lập điều khoản này thường ghi rất sơ sài, đơn giản hoặc viết tiếng nước ngoài có sai sót khiến cho đối tác có những cách hiểu khác nhau về hàng hoá, đó là những nguyên nhân của nhiều vụ tranh chấp hợp đồng ở Việt nam.

Trong hợp đồng ngoại thương điều khoản tên hàng thường được ghi như sau:

– Tên hàng kèm theo tên thương mại.
Cooking oil Sailing Boat (do tập đoàn Lamsoon sản xuất)
Cooking oil Marvela (do tập đoàn Golden Hope sản xuất)
Cooking oil Neptune (do Kouk sản xuất)

– Tên hàng kèm tên khoa học
Urea fertilizer đạm u – rê
Weave Fabrric (vải dệt thoi)
Knitting fabrric (Vải dệt kim)

– Tên hàng kèm theo công dụng của nó
Rice paste (base element for preparation of spring roll) Bánh đa nem

– Tên hàng kèm theo mô tả tổng hợp
Honda super cub custom C70 CMR – IC
Colour: Candy rasberry red

– Tên hàng kèm theo chất lượng hàng hoá.
Skinless whole dried squid (Mực lột da)
Frozen polypus (octopus) Bạch tuộc đông lạnh

– Tên hàng kèm theo tiêu chuẩn kỹ thuật định trước
Tiger Brand Home appliances made in Japan (220v- 50hz) – Đồ gia dụng hiệu Tiger chế tạo tại Nhật bản nguồn điện sử dụng là 220v 50 hz.

Điều 2: Số lượng/ Khối lượng (Article 2: Quantity/ weight)
Đây là một điều khoản không thể thiếu, do vậy trong hợp đồng cần phải thể hiện rõ số lượng hàng hoá được mua bán. Nhưng vì trên thị trường thế giới người ta sử dụng các hệ đo lường rất khác nhau cho nên trong hợp đồng cần thống nhất về đơn vị tính số lượng, cách ghi số lượng/ khối lượng.

Tuỳ theo từng thương vụ và đối tượng của hợp đồng mà chọn cách ghi khối lượng/ trọng lượng cho phù hợp. Trong buôn bán quốc tế người ta thường sử dụng 2 cách ghi khơi lượng / trọng lượng.

– Cách 1: ghi phỏng chừng, tức là ghi có dung sai và kèm theo chi tiết cho biết dung sai được người mua chọn hay người bán chọn (at the seller’s option hay là at the buyer’s option)

– Cách 2: ghi chính xác. cách này áp dụng đối với những mặt hàng có sử dụng hệ thống đo lường dân gian để tính toán như con, cái , chiếc, đôi, thùng, kiện, bao.v.v.

Hàng xuất khẩu của Việt Nam phần lớn là hàng nông sản, nguyên liệu thô, với khối lượng tương đối lớn, như vậy sẽ có hao hụt trong quá trình vận chuyển, lưu kho. Nhưng trên hợp đồng hay quên quy định mức dung sai cần thiết do vậy nhiều khi xảy tranh chấp trong quá trình thực hiện.

Ví dụ: Một công ty xuất khẩu lương thực ở Sài Gòn bán gạo cho một công ty ở IRAN. Trên hợp đồng không quy định dung sai, nhưng trong L/C  thanh toán ngân hàng lại quy định dung sai của khối lượng hàng hoá. Kết quả là chi tiết trên các chứng từ thanh toán và L/C không phù hợp với nhau cho nên ngân hàng mở L/C đã từ chối thanh toán. Người bán Việt nam phải thương lượng lại với người mua IRAN và phải giảm giá bán để dược thanh toán.

Điều 3: Chất lượng/ Phẩm chất hàng hoá. (Article 3: Quality/ Specification)
Điều khoản này cho biết chi tiết về chất lượng hàng hoá ; nói một cách khác điều khoản này mô tả về quy cách, kích thước, công suất và các thông số kỹ thuật .v.v của hàng hoá được mua bán. Mô tả chi tiết và đúng chất lượng hàng hoá là cơ sở xác định chính xác giá cả của nó, đồng thờ buộc người bán phải giao hàng theo yêu cầu của hợp đồng. Nếu mô tả không kỹ, thiếu chi tiết có thể sẽ dẫn đến thiệt thòi cho một trong hai bên.

Chẳng hạn: Một doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu xe gắn máy chỉ viết là xe Honda C70 bạn hàng đã giao xe của Malaysia với quy cách và phẩm chất không phù hợp với sở thích tiêu dùng của người Việt nam, vì vậy việc tiêu thụ lô hàng đó vô cùng khó khăn, ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận và thời gian thu hồi vốn.

Hay một ví dụ khác: Một công ty ở Sài Gòn ký hợp đồng mua 30,000 m vải của Hong Kong với điều kiện trả chậm trong vòng 3 tháng. Bên Việt Nam hy vọng có hàng nhập khẩu để kinh doanh trong nội địa luân chuyển vốn nhanh. Nhưng phía Hong Kong đã gửi sang loại vải không phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng Việt Nam chất lượng kém, độ dày của vải, độ mịn, kỹ thuật in hoa trên vải cũng vô cùng kém .v.v. hàng không bán được phải lưu kho và cũng không có chứng cứ gì để khiếu nại người bán bởi vì trên hợp đồng không quy định rõ quy cách phẩm chất, chủng loại hàng. Sau 3 tháng khách hàng đòi tiền, nhà nhập khẩu Việt Nam phải đi vay tiền để thanh toán.

Thông thường trong buôn bán quốc tế người ta thường chọn một trong những cách sau đây để thể hiện chất lượng của hàng hoá trong hợp đồng ngoại thương.

– Chất lượng được giao như mẫu: Trong hợp đồng sử dụng cụm từ as the sample hoặc as agreed samples

Phương pháp này được dùng khi mua bán những hàng hoá mà phảm chất, chất lượng của nó khó mô tả thành lời, thậm chí qua hình ảnh cũng khó xác định chất lượng của nó; chẳng hạn như sản phẩm thời trang, đồ trang sức bằng vàng-bạc có những đường nét trang trí cầu kỳ, đồ mỹ nghệ khảm xà cừ hoặc những nét trạm trổ tinh vi hoặc một số loại quần áo may sẵn, hoặc một số thiết bị phức tạp.

Khi sử dụng phương pháp này phải có 3 bộ mẫu: một bộ người bán giữ, một bộ người mua giữ và một bộ do người trung gian giữ. Mỗi mẫu phải đạt được những tiêu chuẩn sau:

+ Mẫu phải là vật đặc trưng cho hàng hoá và không được thay đổi theo thời gian.
+ Mẫu được coi như một phụ kiện của hợp đồng, không được tách rời hợp đồng, do đó mẫu không được tính vào giá trị của hợp đồng (trừ khi mẫu là vật có giá trị cao).

+ Người chấp nhận mẫu phải là người có chuyên môn, kỹ thuật cao, am hiểu về kỹ thuật, về tính năng của hàng hoá (thường là phó giám đốc kỹ thuật hoặc trưởng phòng kỹ thuật).

– Xác định theo hàm lượng chất chủ yếu trong hàng hoá: Phương pháp này thường dùng với những hợp đồng mua bán nông sản, hàng rời như xi măng, hoá chất. Phân bón, khoáng sản. Dùng phương pháp này cần phải làm nổi bật những yêu cầu sau:

+ Chất hữu ích (chỉ tiêu chính): Cần phải quy định mức tối thiểu phải đạt là bao nhiêu.
+ Chất vô ích (chỉ tiêu phụ): Phải quy định mức tối đa cho phép

Ví dụ: Chất lượng trong một hợp đồng xuất khẩu cà phê được quy định như sau:
Quality: Grade 2 – Black and broken beans 5.0% Max.
– Moisture 13.0 % Max
– Ad mixture 1.0% Max
– Mould (hạt mục) 0.2% Max
– Small beans below screen size 13 (5.0mm) not to exceed 10%

Khi xác định chất lượng hàng hoá theo phương pháp này cần chú ý đến các yêu cầu của đối tác và xem xét khả năng có thể thoả mãn hay không để điều chỉnh, nếu thấy cần thiết. Nếu không cẩn thận có thể sẽ bị tổn thất khi thực hiện hợp đồng.

Ví dụ: Trong một hợp đồng xuất khẩu gạo 25% tấm (40% hạt nguyên) cho Ấn Độ phần quy định chất lượng ghi như sau:
Moisture 12.0% Max
Broken 25.0% Max
Foreign matter 0.5% Max
Red kernel 4.0% Max
Damage kernel 2.0% Max
Immature kernel 1.0% Max
Whole grain: 40% Min

Khi xác định chất lượng gạo doanh nghiệp đã không hiểu các tiêu chuẩn đánh giá gạo, nếu gạo đạt chỉ tiêu là 40% hạt nguyên là loại gạo 15% tấm chứ không phải là loại 25% tấm. Khi giao hàng bạn hàng Ấn độ căn cứ vào tiêu chí này mà từ chối nhận hàng và buộc phía Việt Nam phải giao loại 40% hạt nguyên tối thiểu, tức là loại 15% tấm. Tất nhiên phía Việt Nam không thể chở gạo quay lại Việt nam để thay bằng loại khác, để bạn hàng nhận gạo và thanh toán phía Việt Nam phải giảm giá, thương vụ này bị lỗ vốn.

– Xác định chất lượng theo hiện trạng thực tế của hàng hoá: Có nghĩa là hàng hoá thế nào thì bán thế. Theo phương pháp này người bán không chịu trách nhiệm về chất lượng hàng đã giao. Trong hợp đồng thường dùng cụm từ: as it is hoặc as it sale

Xác định chất lượng theo phương pháp này thường dược áp dụng cho các hợp đồng mua bán đồ cũ, đồ phế thải, phế liệu, phế phẩm v.v.v Đối với những hợp đồng có những chi tiết, linh kiện rời đi kèm phải quy định rõ trong hợp đồng hoặc phải đính kèm hợp đồng các bản vẽ cataloge để tránh bất lợi cho người mua.

Các doanh nghiệp Việt Nam thường mua máy móc thiết bị hoặc một số hàng hoá đã qua sử dụng, nếu không chú ý đến điều khoản này có thể sẽ nhận phải lô hàng quá kém về chất lượng hoặc thiết bị không đồng bộ mà người bán sẽ phủ nhận trách nhiệm của mình.

– Xác định chất lượng hàng hoá dựa vào bảng thiết kế kỹ thuật hoặc cataloge.
Phương pháp này thường áp dụng trong các hợp đồng mua bán máy móc thiết bị có nhiều chi tiết lắp ráp.

– Xác định chất lượng theo các tiêu chuẩn sẵn có trong thực tế. Có thể ghi theo tiêu chuẩn quốc tế hoặc theo tiêu chuẩn của nước người bán hoặc theo tiêu chuẩn của nước người mua cũng có thể ghi theo tiêu chuẩn của đơn chào hàng đã được 2 bên thống nhất hoặc ghi theo ký hiệu đã được đăng ký quốc tế.

Ví dụ:
Hàng hoá là màng nhựa BOPP trong suốt chưa in màu, chưa in chữ, chưa gia cố, chưa được hỗ trợ bằng các vật liệu khác dùng để sản xuất bao bì sản phẩm thì ghi: Export Standard, as per approved samples.

Hàng hoá là bột nhựa PVC đăng ký theo tiêu chuẩn quốc tế với các chủng loại:
+ Dùng để sản xuất các khớp nối, các sản phẩm tạo ra từ khuôn cứng, khuôn thổi, khuôn phun cứng, được ghi theo ký hiệu MVP- 58/K-58
+ Dùng để sản xuất ống nhựa bọc dây cáp điện làm tấm cứng được ghi theo ký hiệu : MVP-66/K-66
+ Dùng để sản xuất các tấm mềm, bọc dây cáp mềm, vải giả da được ghi theo ký hiệu MVP – 71/K- 71

– Xác định chất lượng dựa vào sự xem trước và đồng ý
Phương pháp này được áp dụng với những hợp đồng mua bán các loại hàng hoá sau khi được trưng bày tại hội chợ, triển lãm hoặc một số hoá chất, hợp chất khác.

Ví dụ: Chất lượng hàng là hương liệu tổng hợp dùng để sản xuất kem đánh răng có tên hàng là: SPEARMINT TP 4472
Commodity: Spearmint TP 4472
Quality: as per previous shipment, the same as approved specification.

Ngoài các phương pháp nêu trên người ta còn sử dụng một phương pháp khác như: dựa vào chỉ tiêu đại khái quen dùng, dựa vào phẩm chất tiêu thụ tốt trên thị trường lúc ký hợp đồng … những phương pháp này không phổ biến do vậy chúng ta không đề cập ở đây.

Điều 4: Giá cả (Article 4: Price).
Đây có thể nói là điều khoản quan trọng nhất của hợp đồng ngoại thương mọi điều khoản khác có thể dễ ràng nhượng bộ hoặc bị thuyết phục nhưng với điều khoản này hầu hết các bên đối tác đều không muốn nhượng bộ. Chính vì vậy khi thương thảo hợp đồng các bên thường rất thận trọng đối với điều khoản này. Thông thường các bên phải thống nhất những nội dung sau đây.

– Đồng tiền tính giá:
Trong hợp đồng ngoại thương giá cả hàng hoá có thể được tính bằng tiền của nước người bán, có thể được tính bằng tiền của nước người mua hoặc có thể được tính bằng tiền của nước thứ ba. Đối với người bán luôn chọn đồng tiền có xu hướng tăng giá trị trên thị trường hói đoái, với người mua thì ngược lại. Do vậy người ta thường thống nhất chọn đồng tiền nào có giá ổn định trên thị trường hối đoái, đó là những đồng tiền có khả năng chuyển đổi cao, hay gọi là đồng tiền mạnh, hiện nay nếu sắp xếp theo mức độ chuyển đổi thì những đồng tiền sau đây được sử dụng phổ biến hơn cả: USD, JPY, EUR, GBP.

– Phương pháp tính giá.
Có rất nhiều cách xác định giá cả hàng hoá. Các bên cần phải thống nhất phương pháp tính giá ngay khi đàm phán để không xảy ra tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng và không để xảy ra tình trạng bên có lợi nhiều và bên bị thiệt hại lớn, như vậy, ảnh hưởng đến sự phát triển của hoạt động thương mại quốc tế.

Tuỳ theo từng thương vụ, từng đối tượng của hợp đồng mà người ta có thể chọn một trong các phương pháp tính giá sau đây:

+ Giá cố định (fixed Price) Là giá được xác định ngay trong khi đàm phán ký kết hợp đồng và không thay đổi trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Phương pháp này chỉ nên dùng với các hợp đồng có giá trị nhỏ, thời gian thực hiện ngắn giá cả trên thị trường ổn định. Không nên dùng phương pháp này với những thương vụ mua bán hàng chiến lược thời gian thực hiện dài giá cả lại biến động mạnh trên thị trường dễ gây thiệt hại cho một trong hai bên, không hài hoà quyền lọi.

+ Giá quy định sau: Là giá chưa được quyết định trong lúc đàm phán và ký kết hợp đồng. Trong lúc đàm phán các bên thoả thuận các điều kiện và thời gian xác định giá. Ví dụ: “Giá sẽ được xác định vào thời điểm giao hàng” hoặc “Giá sẽ được tính tại thời điểm thanh toán theo giá quốc tế tại sở giao dịch hàng hoá……..”

Phương pháp này được sử dụng với những hợp đồng mua bán hàng hoá có sự biến động mạnh về giá trên thị trường và trong thời kỳ lạm phát với tốc độ cao.

+ Giá xét lại: Các bên thoả thuận và ghi rõ trong hợp đồng điều kiện “Đơn giá được xác định tại thời điểm ký hợp đồng; nhưng sẽ được xét lại nếu tại thời điểm giao hàng hoặc thời điểm thanh toán, giá cả biến động trong khoảng (….)%.”

VD: Trường hợp xuất khẩu gạo:

Unit price: USD 220/MT FOB Saigon Port- 2000.
It will vary by mutual agreement, if when shipment the price be changed about ~ 10%.

Giá xét lại cũng được áp dụng để phòng chống rủi ro về giá cả cho các bên tham gia hợp đồng khi thời gian thực hiện hợp đồng dài, giá trị lô hàng lớn, hoặc trong trường hợp mua/bán các mặt hàng nhạy cảm về giá.
Ngoài việc xác định giá cả, các bên còn phải thoả thuận về đơn giá và điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng. Chẳng hạn giá tôm càng thịt được ghi trong hợp đồng:

• Unit Price: USD 14/kg CFR Singapore – Incoterms 2000
• Total Amount: USD 14,000.00

Trong hợp đồng nhập khẩu bình Gas lạnh FREON 22, dung tích nhỏ hơn 25 lit từ Mỹ có đơn giá và tổng giá trị hợp đồng là:
• Unit Price: USD 2.4/Kg CIF HCM – 2000
• Total Amount: USD 26,128.50

Tổng giá trị hợp đồng được ghi vào điều khoản này:
Tổng giá trị hợp đồng = Đơn giá x Số lượng/Khối lượng hàng hoá
+ Giảm giá: Trong thực tế, khi thoả thuận – ký kết hợp đồng mua, bán, các bên thường dành cho nhau những ưu đãi như người bán thưởng khuyến khích cho người mua, hoặc người mua ứng tiền trước cho người bán…Thông thường người bán hay dành nhiều ưu đãi cho người mua hơn. Một trong những ưu đãi là việc giảm giá bán.

Có nhiều nguyên nhân có thể áp dụng để giảm giá:
+ Giảm giá do trả tiền sớm: người bán nhằm mục đích khuyến khích người mua thu xếp việc thanh toán sớm và được hưởng tỷ lệ giảm giá theo thời gian thanh toán sớm.
+ Giảm giá do mua thử hoặc mua hàng với số lượng lớn: có thể coi đây là một hình thức khuyến mãi của người bán.

Giảm giá nếu trên thị trường đang có sự cạnh tranh mạnh mẽ của các đối thủ: người bán nhằm mục đích lôi kéo khách hàng về phía mình.
Lưu ý: Có 2 phương pháp tính giảm giá thường được áp dụng:
Giảm giá đơn (Simple discount rate): giảm giá 1 lần cho toàn bộ các nguyên nhân; xác định giá bán theo công thức:

P1 = P0 x(1-d)

Trong đó:
+ P1: là số tiền người mua phải thanh toán
+ P0 là trị giá toàn bộ lô hàng
+ d là tỷ lệ giảm giá có thể áp dụng
Giảm giá kép (Chain discount rate): nếu cùng một lúc NM được hưởng ưu đãi giảm giá do nhiều nguyên nhân, mỗi nguyên nhân được áp dụng một tỷ lệ giảm giá nhất định thì công thức tính giá bán là:
P1 =P0 x (1-d1) x (1-d2) x (1- d3) x……..x(1 – dn)

Trong đó:
+ P1 là số tiền người mua phải thanh toán
+ P 0 là trị giá toàn bộ lô hàng
+ d1 là tỷ lệ giảm giá do nguyên nhân thứ nhất
+ d2 là tỷ lệ giảm giá do nguyên nhân thứ hai…..
+ dn là tỷ lệ giảm giá do nguyên nhân thứ n

VD: Trị giá lô hàng là 100 triệu USD, người mua được giảm giá 20% do mua hàng trong đợt khuyến mãi của người bán; đồng thời do mua số lượng nhiều nên được chiết khấu thêm 5%; ngoài ra vì là bạn hàng quen thuộc nên lại được thêm một lần ưu đãi giảm giá 2% nữa. Vì vậy thực tế số tiền người mua phải thanh toán chỉ còn:

P1 = 100 x (1- 0,2) x (1- 0,05) x (1- 0,02) (triệu USD) = 74,48 triệu USD.

Ghi nhớ: muốn thoả thuận với đối tác để xác định giá hàng xuất khẩu bạn nên tham khảo các thông tin về giá trên các tạp chí chuyên ngành để xác định được mức giá hợp lý, không quá cao (sẽ khó nhận được sự đồng tình từ phía đối tác) và cũng không quá thấp (gây thiệt hại cho chính mình).

VD: Giá cà phê trên thị trường thế giới (tháng 4/1999) được công bố trên một số tạp chí chuyên ngành:

– Tại thị trường London cà phê Robusta: 1.489 USD/MT
– Tại thị trường singapore cà phê Robusta: 1.516 USD/MT
– Tại thị trường New York cà phê Arabica: 2.847 USD/MT
– Tại thị trường Tokyo cà phê Robusta: 20.530 JPY/Lb (20.530 Yên/tạ)
– Tại thị trường Tokyo cà phê Arabica: 18.700 Yên/bao (69 kg/bao) (18.700 JPY/Bushel)

Điều khoản 5 – Giao hàng (Article 5 – Shipment/ Delivery)
Đây là điều khoản rất quan trọng của hợp đồng, vì nó sẽ quy định nghĩa vụ cụ thể của người bán; đồng thời cũng là ràng buộc các bên hoàn thành trách nhiệm của mình đối với đối phương. Chỉ khi nào người bán giao hàng xong mới có thể nhận được tiền và người mua mới có cơ sở để nhận hàng như mong muốn. Nếu không có điều khoản này, hợp đồng mua bán coi như không có hiệu lực.

Trong điều khoản giao hàng các bên phải thống nhất với nhau những nội dung cơ bản sau đây:

+ Thời hạn giao hàng (Time of shipment/Shipment time): có thể chọn một trong nhiều cách để quy định thời hạn giao hàng:

Giao hàng vào một ngày chính xác; ví dụ: On Jan. 18th, 1999.

Với cách quy định này, người bán phải giao hàng đúng trong một ngày nào đó – ngày 18/01/1999 trong ví dụ trên – (không có sai lệch); Điều này sẽ gây bất lợi cho người bán vì trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể xảy ra những trường hợp bất khả kháng mà người bán sẽ khó thực hiện đúng ngày giao hàng như đã qui định. Chẳng hạn như khó khăn trong việc chuẩn bị hàng để xuất khẩu, hoặc quá trình thuê tàu gặp sự cố… Hơn nữa hàng hoá mua lại trong ngoại thương thường có số lượng lớn, việc vận chuyển bằng đường biển lại phụ thuộc nhiều vào vấn đề thời tiết và liên quan đến nhiều khâu, nhiều người như các nhân viên hãng tàu, nhân viên hải quan, hệ thống cấp giấy phép…

Vì vậy, thời gian giao hàng ít khi được quy định vào một ngày nhất định, trừ trường hợp hàng thuộc loại khẩn cấp, có giá trị nhỏ và khách thường mua một loại hàng quen thuộc nào đó.

Người ta thường quy định thời hạn giao hàng theo những cách sau:
Giao hàng trong một khoảng thời gian nào đó:
Thời hạn giao hàng được qui định theo những cách:
From (June 16th, 1999) To (July 16th, 1999).
Hoặc in July 1999
Giao hàng theo một mốc quy định nào đó
Trên hợp đồng ghi theo một trong những cách sau:
Not later than July 31st 2006
To be effected latest to July 31st 2006
Thời hạn giao hàng được quy định theo một điều kiện nào đó
Ví dụ:
While 30 days after L/C issued date
Within 30 days after effective date of this agreement
Giao hàng ngay lập tức (Prompt/ immediately)
Giao hàng càng sớm càng tốt (as soon as possible)

+ Xác định địa điểm giao hàng (place of shipment): các bên phải thống nhất quy định địa điểm giao hàng cho người vận tải, cho người mua theo một trong những cách sau:

– Địa điểm giao hàng được ghi rõ trong hợp đồng. Cách này ít dùng

– Địa điểm giao hàng theo Incoterms kèm theo điều kiện giá cả.

Ví dụ: Giá lạc nhân xuất khẩu: USD 540/MT FOB Sài Gòn 2000

Giá phụ liệu may áo sơ mi nhập khẩu: USD 0.75 / Yard CFR HCMC port- 2000.

+ Quy định về phương thức giao hàng: Gồm các nội dung

– Có cho phép chuyển tải hay không (Transhipment)
Nếu từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng có ít nhất là 2 phương tiện vận tải được sử dụng, thì trường hợp này được gọi là chuyển tải. Trên hợp đồng sẽ ghi chú:

+ Allowed: được phép (chuyển tải)
+ Hoặc Not Allowed/prohibited: không được phép (chuyển tải) hay Cấm (chuyển tải)

Căn cứ theo hải trình của tàu và lượng hàng hoá chuyên chở để chấp nhận hàng có được phép chuyển tải hay không.

– Giao hàng toàn bộ hay giao hàng từng phần (Partial shipment)

– Giao hàng một lần hay giao hàng nhiều lần (Shipment by Instalment)

+ Nếu lô hàng được chấp nhận giao nhiều lần thì ghi:

Shipment by Instalment: Allowed – được phép (giao hàng nhiều lần).
+ Nếu lô hàng được chấp nhận giao hàng từng phần thì ghi:
Partial shipmen: Allowed – được phép (giao hàng từng phần).
+ Nếu phải giao hàng một lần thì chọn một trong các cách ghi:
– Total shipment.
– Partial shipment: Not allowed.
– Partial shipment: Prohibited.

Việc chấp nhận giao hàng nhiều lần hay một lần phải được cân nhắc sao cho phù hợp với khả năng cung cấp hàng của người bán; nhưng đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhận hàng của người mua. Mặt khác còn phải xem xét điều kiện cảng biển có cho phép hay không (nếu giao hàng theo phương thức vận tải biển). Đặc biệt chi phí cho việc giao nhận hàng hoá phải được đặt trong điều kiện tốt nhất.

+ Thông báo về việc giao nhận hàng hoá (Note of shipment):
Tuỳ theo điều kiện giao hàng mà một bên đối tác phải thông báo với bên kia về những vấn đề có liên quan:

• Người mua thông báo cho người bán:

+ Tên tàu, số hiệu của tàu, tên người vận tải, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng… (nếu mua hàng theo điều kiện nhóm F).

• Người bán phải thông báo cho người mua: toàn bộ những thông tin về việc giao hàng:
+ Kết quả giao hàng

+ Số lượng và chất lượng hàng thực giao

+ Ngày xếp hàng lên tàu

+ Ngày được cấp B/L và số của B/L

+ Ngày tàu khởi hành từ cảng đi và dự kiến ngày tàu đến cảng dỡ hàng

+ Tên tàu, số hiệu và quốc tịch tàu (nếu giành quyền vận tải)…

VD:

Một hợp đồng mua bán thép vụn quy định:

• At least 7 days before vessel’s arrival at loading port, the buyer shall advise the seller of the vessel’s E.T.A

• 72/48/24 HRS before vessel’s arrival at loading port, the master of the M/V shall cable to ship agent her E.T.A and other necessary informations.
Trong điều khoản GIAO HàNG của hợp đồng mua/bán giữa người mua là Việt Nam và người bán là Hồng Kông có ghi:

SHIPMENT:

• Latest date of shipment: Mid. Mar, 98 (L/C must be received by the Seller not later than Mar. 07, 08).

• Partial shipment: not allowed.

• Transhipment: not allowed.

• Port of Shipment: any New Zealand Port.

• Port of Destination: Hochiminh City Port, Vietnam

• Notice of Shipment: within 5 working days after the departure date of cargo
vessel, the Seller shall notify by fax to the Buyer following shipping particulars:

– Vessel’s name and nationality – Contract No.

– Total amount of contract – B/L No. and B/L date.

– Port of loading and port of destination.

– Date of shipment – ETD and ETA.

• FAX TO BUYER THE COMPLETED DOCUMENT.

Chú ý: khi mua bán hàng hoá với số lượng lớn, phải thuê tàu chuyến, các bên còn phải thống nhất với nhau thêm về điều kiện thuê tàu và phương thức giao hàng. Những nội dung này phải thống nhất với nội dung ghi trên hợp đồng thuê tàu được ký kết giữa người vận tải và người thuê tàu.

VD: Hợp đồng XK 20.000 tấn gạo từ Việt Nam đi ấn Độ, theo điều kiện FOB cảng Sài Gòn, trong điều khoản Giao hàng có ghi:

Loading terms:

At the loading port, the cargo will be loaded at the rate of 2,000MT per weather working days of 24 consecutive hrs, Sundays and Holidays excepted even if used (WWDSHEXIU). If the NOR is presented before noon, laying time to commence at 13:00 o’clock at the same day. If the NOR tendered in afternoon but during office Hrs (from 1.30 P.M to 4.30 P.M), the laytime to commence from 8:00 on the next working day. Dunnage to be for Buyer’s/Shipowner’s account.
Demurrage/Despatch as per Charter Party.

Tại cảng bốc hàng, hàng hoá sẽ được bốc lên tàu theo tỷ lệ 2.000 tấn/ngày theo điều kiện WWDSHEXIU. Nếu bản thông báo tàu đã sẵn sàng đến trước 12h trưa thì thời gian xếp hàng lên tàu được tính từ 13 giờ cùng ngày. Nếu bản thông báo tàu đã sẵn sàng đến sau 12h trưa nhưng trong giờ làm việc (Từ 1giờ30 đến 4 giờ40 buổi chiều), thời gian xếp hàng lên tàu sẽ được tính từ 8 giờ sáng của ngày làm việc kế tiếp. Vật chèn lót được tính cho người mua hoặc chủ tàu.

Điều kiện thưởng, phạt như trong hợp đồng thuê tàu.

Article 6: Settlement/payment ( Điều 6: Thanh toán).
Incoterms quy định nghĩa vụ người bán phải giao hàng đúng như hợp đồng và được thanh toán, nghĩa vụ của người mua là phải nhận hàng và thanh toán cho người bán. Vì vậy cũng như điều khoản giao hàng, điều khoản thanh toán giữ vị trí rất quan trong trong hợp đồng ngoại thương, vì nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi của cả hai bên. Do vậy khi đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương về điều khoản thanh toán các bên cần phải thống nhất những nội dung chính dưới đây.

1. Đồng tiền thanh toán: có thể trùng với đồng tiền tính giá, có thể khác với đồng tiền tính giá. Nếu có sự khác biệt thì phải quy đổi trên cơ sở tỉ giá được công bố ở ngân hàng ngoại thương và phải được ghi rõ trong hợp đồng. Thông thường thì đồng tiền thanh toán và đồng tiền tính giá trùng với nhau và là các đồng tiền mạnh.

2. Phương thức thanh toán:

Trên thị trường thế giới hiện nay người ta thường áp dụng một số phương thức thanh toán sau đây.

– Thanh toán tiền mặt. :

– Thanh toán chuyển tiền (bằng thư hay bằng điện)

* Định nghĩa: Là phương thức mà trong đó khách hàng yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho một người khác ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu.

* Trình tự tiến hành

1. Giao dịch thương mại

2. Viết đơn yêu cầu chuyển tiền cùng với uỷ nhiệm chi

3. Chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng

4. Ngân hàng chuyển tiền cho người hưởng lợi

* Các yêu cầu về chuyển tiền:

Muốn chuyển tiền phải có giấy phép của Bộ chủ quản hoặc Bộ tài chính.
Phải có :

o Quyết định thành lập doanh nghiệp (Doanh nghiệp giao dịch lần đầu)

o Ðăng ký kinh doanh (Doanh nghiệp giao dịch lần đầu)

o Ðăng ký mã số XNK (Doanh nghiệp giao dịch lần đầu)

o Hợp đồng ngoại thương gốc

o Hoá đơn thương mại bản gốc

o Tờ khai hải quan nếu hàng đến cửa khẩu

o Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

o Hợp đồng vay vốn ngân hàng (nếu có)

o Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu phải mua ngoại tệ)

o Giấy nộp ngoại tệ tiền mặt (nếu có)

o Lệnh chi của khách hàng.

– Thanh toán nhờ thu:

* khái niệm:

Phương thức nhờ thu là một phương thức thanh toán trong đó người xuất khẩu hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu của người xuất khẩu lập ra.

* Nguồn pháp lý điều chỉnh: Quy tắc thống nhất nhờ thu, bản sửa đổi 1995, số 522 của ICC (Uniform Rules for Collection, 522, 1995,ICC-URC522,ICC)

* Các loại nhờ thu:

+ Nhờ thu phiếu trơn: là phương thức trong đó người xuất khẩu uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người nhập khẩu căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho người nhập khẩu không qua ngân hàng.

1. Giao hàng và chứng từ gửi hàng

2. Ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ tiền

3. Uỷ thác thu đối ngoại

4. Xuất trình hối phiếu đòi tiền

5. Thanh toán

+ Nhờ thu kèm chứng từ:Là phương thức trong đó người xuất khẩu uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người nhập khẩu không những căn cứ vào hối phếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng gửi kèm theo với điều kiện là nếu người nhập khẩu trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người nhập khẩu để nhận hàng.

Trình tự tiến hành: giống như nhờ thu phiếu trơn, chỉ khác là ở khâu 1 là lập một bộ chứng từ nhờ ngân hàng thu hộ tiền.

* Trường hợp áp dụng:

a) Nhờ thu hàng xuất khẩu: Người xuất khẩu phải xuất trình các chứng từ:

o Hối phiếu

o Các chứng từ gửi hàng

o Giấy yêu cầu nhờ thu của người xuất khẩu

b) Thanh toán nhờ thu hàng nhập khẩu:

o Kiểm tra lệnh nhờ thu của ngân hàng nước xuất khẩu gửi đến

o Kiểm tra chứng từ gửi hàng nhờ thu

o Kiểm tra hối phiếu

o Thực hiện điều kiện nhờ thu D/A, D/P, D/TC

– Thanh toán tín dụng chứng từ.

* Khái niệm: Là một sự thoả thuận trong đó ngân hàng(ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.

* Nguồn pháp lý điều chỉnh: Quy tắc và các thực hàng thống nhất về tín dụng chứng từ, bản sửa đổi năm 1993, số 500 và bản phụ trương số 100, ICC(Uniform Customs and Practice for Ducumentary Cre**** Revision 1993, No500- For electronic presentation 1.0, ICC- Viết tắt là UCP 500-eUCP1.0, ICC)
* Trình tự tiến hành:

1. Người nhập khẩu làm đơn xin mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở một thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng

2. Căn cứ vào đơn xin mở thư tín dụng, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ lập một thư tín dụng và thông qua ngân hàng đại lý của mình ỏ nước người xuất khẩu thông báo việc mở thư tín dụng và chuyển thư tín dụng đến người xuất khẩu
3. Khi nhận được thông báo này, ngân hàng thông báo sẽ thông báo cho người xuất khẩu toàn bộ nội dung thông báo về việc mở thư tín dụng đó, và khi nhận được bản gốc thư tín dụng, thì chuyển ngay cho người xuất khẩu

4. Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng, nếu không thì tiến hành đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với hợp đồng

5. Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng xuất trình thông qua ngân hàng thông báo cho ngân hàng mở thư tín dụng xin thanh toán.

6. Ngân hàng mở L/C kiểm tra chứng từ không quá 7 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ và thông báo kết quả kiểm tra cho người nhập khẩu bằng văn bản, yêu cầu người nhập khẩu trả lời trong vòng 2 ngày làm việc.

7. Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ và quyết định chấp nhập hay từ chối thanh toán.

8. Căn cứ vào ý kiến của người nhập khẩu, Ngân hàng mở L/C quyết định nhận chứng từ và trả tiền hoặc quyết định từ chối nhận chứng từ và từ chối trả tiền. Nếu quyết định từ chối nhận chứng từ thì ngân hàng mở L/C phải chuyển trả chứng từ lại cho ngân hàng xuất trình, nếu không làm như vậy, ngân hàng mở L/C hàng xuất trình, nếu không làm như vậy, ngân hàng mở L/C.

– Phương thức ghi sổ:

* Khái niệm: người xuất khẩu mở một tài khoản để ghi nợ người nhập khẩu sau khi người xuất khẩu đã hoàn thành giao hàng hay dịch vụ, đến từng định kỳ người nhập khẩu trả tiền cho người xuất khẩu.

* Ðặc điểm:

– Ðây là một phương thức thanh toán không có sự tham gia của các Ngân hàng với chức năng là người mở tài khoản và thực thi thanh toán.

– Chỉ mở tài khoản đơn biên, không mở tài khoản đa song biên. Nếu người nhập khẩu mở tài khoản để ghi thì tài khoản chỉ là để theo dõi, không có giá trị thanh quyết toán giữa hai bên.

* Trình tự tiến hành

1. Giao hàng hoặc dịch vụ cùng với gửi chứng từ hàng hoá

2. Báo nợ trực tiếp

3. Người nhập khẩu dùng phương thức chuyển tiền để trả tiền khi đến định kỳ thanh toán
* Trường hợp áp dụng

– Thường dùng cho thanh toán nội địa

– Hai bên phải thực sự tin cậy lẫn nhau

– Dùng cho phương thức mua bán hàng đổi hàng, nhiều lần, thường xuyên trong một thời kỳ

– Phương thức này chỉ có lợi cho người nhập khẩu

– Dùng cho thanh toán tiền gửi bán hàng ở nước ngoài

– Dùng trong thanh toán tiền phi mậu dịch: tiền cước phí vận tải, bảo hiểm
* Chú ý khi áp dụng

– Căn cứ ghi nợ của người xuất khẩu thường là hoá đơn thương mại

– Căn cứ nhận nợ của người nhập khẩu , hoặc là dựa vào trị giá hoá đơn giao hàng, hoặc là dựa vào kết quả nhận hàng ở nơi nhận hàng

– Phương thức chuyển tiền hoặc là bằng thư, hoặc là bằng điện cần phải được thoả thuận thống nhất giữa hai bên

– Giá hàng trong phương thức ghi sổ thường cao hơn giá hàng bán tiền ngay

Mỗi phương thức thanh toán đều có những điểm lợi và bất lợi cho người bán hoặc người mua. Do vậy tuỳ thuộc mối quan hệ, giá trị và thời hạn thực hiện hợp đồng mà các bên thống nhất lựa chọn phương thức thanh toán nào cho phù hợp, thuận tiện và đảm bảo quyền lợi cho các bên tham gia hợp đồng.
Muốn lựa chọn một phương thức thanh toán hợp lý trong quá trình mua bán trao đổi hàng hoá với nước ngoài, ngoài việc nắm vững các quy trình nghiệp vụ mỗi thương nhân còn phải biết vận dụng chúng một cách linh hoạt, ứng xử nhanh trong nhiều trường hợp vì nghiệp vụ thanh toán quốc tế là một nghiệp vụ rất phức tạp, nếu gặp phải các đối tác không trung thực, có nhiều thủ đoạn thì rất dễ rơi vào bẫy của họ và sẽ khó có thể tránh khỏi tình trạng tiền mất tật mang.

Khi lựa chọn các phương thức thanh toán các thương nhân cần xem xét những căn cứ sau đây:

a. Độ an toàn trong thanh toán.

Độ an toàn trong thanh toán được xem xét trên 2 yếu tố:

– Thời hạn thanh toán càng dài độ an toàn càng thấp do yếu tố lạm phát hoặc do biến động của tỉ giá

– Nếu không đề phòng những rủi ro thường gặp trong thanh toán như sự lừa đảo của bạn hàng, năng lực tài chính của những người có liên quan, như: ngân hàng bảo lãnh,ngân hàng mở L/C, ngân hàng nhờ thu.v.v. thì độ an toàn trong thanh toán càng thấp.

b. Chi phí dịch vụ.

Với những phương thức thanh toán khác nhau thì chi phí dịch vụ trả cho ngân hàng cũng rất khác nhau, do vậy nhân tố này cũng phải được cân nhắc cẩn thận nếu không chi phí dịch vụ sẽ làm tiêu tan lợi nhuận của thương vụ.

c. Trị giá của lô hàng.

Trị giá của lô hàng càng lớn thì rủi ro càng cao.

d. Quan hệ các bên

Quan hệ truyền thống lâu dài, lâu dài giữ uy tín trong kinh doanh sẽ cho các thương nhân giảm bớt rủi ro trong thanh toán.

3. Ngân hàng phục vụ xuất nhập khẩu (Seller’s bank/ Collecting bank/advising bank)

Ghi rõ tên địa chỉ của ngân hàng tham gia vào quá trình thanh toán tiền hàng ( thu hộ tiền, chuyển hộ tiền, giữ hộ tiền,thông báo về kết quả mở L/C và nhận tiền, ngân hàng mở L/C nếu thanh toán bằng L/C) Các bên tham gia hợp cần chú ý cung cấp đầy đủ những chi tiết về ngân hàng này và tài khoản để bảo vệ quyền lợi của mình trong thanh toán.

4. Thời hạn thanh toán (Time of payment)

Khi đàm phán về thời hạn giao hàng các bên có thể thống nhất với nhau theo một trong những cách sau: Trả tiền trước, trả tiền sau, trả tiền ngay khi giao hàng hoặc thanh toán theo phương thức hỗn hợp (trả trước một phần, trả ngay một phần, và phần còn lại sẽ thanh toán sau khi giao hàng một khoảng thời gian nào đó)

a. Người mua trả tiền trước khi người bán giao hàng có thể xảy ra 2 trường hợp:

+ Người mua giao trước một khoản tiền từ 50% đến 100% tổng giá trị lô hàng: cách này áp dụng khi người mua cần khẩn cấp một loại hàng hoá nào đó hoặc khi người bán gặp khó khăn về tài chính không đủ khả năng tự thực hiện hợp đồng hoặc đối tượng mua bán là loại hàng hoá độc quyền. Tuỳ theo tính chất của từng thương vụ mà giá cả có thể thấp hơn mà cũng có thể cao hơn giá thị trường.

Phương thức này chỉ nên dùng khi hai bên có mối quan hệ thân thiết như: bạn hàng truyền thống hoặc quan hệ giữa công ty mẹ và các công ty con hoặc chi nhánh ở nước ngoài, hoặc giữa các bên đối tác phải có sự tin cậy tuyệt đối. Bởi vì với cách thanh toán này thì rủi ro đối với người mua cao hơn người bán.
+ Người mua giao cho người bán một số tiền tương đương với một phần giá trị lô hàng (khoảng 10%) giá trị còn gọi là tiền đặt cọc để thực hiện hợp đồng: Cách này được áp dụng khi cả hai bên cùng muốn hợp đồng phải được thực hiện một cách chắc chắn và nhà xuất khẩu coi khoản ứng trước này như một vật bảo đảm cho việc nhận hàng và thanh toán của người mua.

b. Thanh toán ngay: Bằng tiền mặt thường được áp dụng trong trường hợp buôn bán tiểu ngạch (là hình thức buôn bán trao đổi giữa các thương nhân hai nước vùng biên giới với giá trị trao đổi thấp, thường là dưới 1000 USD).

Trên thị trường thế giới người ta chấp nhận trả tiền ngay khi sử dụng phương thức D/P trong Phương thức nhờ thu (Collection) hoặc L/C at sight trong phương thức tín dụng chứng từ. Trả ngay ở đây được hiểu là trả ngay khi nhìn thấy hối phiếu đòi tiền, có nghĩa là sau khi giao hàng người bán sẽ lập hối phiếu yêu cầu người mua thanh toán ngay khi nhận được hối phiếu (khi nhìn thấy hối phiếu). Khoảng thời gian kể từ khi người bán ký phát hối phiếu cho đến khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng kéo dài ít nhất là 21 ngày.

c. Trả tiền sau: Đối với những lô hàng có giá trị lớn bên bán thường chấp nhận cho bên mua trả tiền sau thông qua phương thức D/A trong phương thức nhờ thu hoặc Usance L/C trong phương thức tín dụng chứng từ. Theo cách này thì sau khi gửi hàng cho bên mua bên bán lập bộ chứng từ nhờ thu nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua theo chỉ thị nhờ thu hoặc lập bộ chứng từ thanh toán theo quy định trong L/C gửi đến ngân hàng mở L/C yêu cầu chấp nhận thanh toán. Khi nhận được chứng từ nhờ thu hoặc nhận được chứng từ thanh toán ngân hàng yêu cầu người mua đến ngân hàng ký hối phiếu chấp nhận trả tiền và giao chứng từ cho người mua đi nhận hàng. Người bán có thể dùng bộ chứng từ đã dược người mua chấp nhận trả tiền để thế chấp vay vốn tại ngân hàng hoặc chiết khấu với một ngân hàng nào đó để lấy tiền ngay.

Điều 7: Chứng từ giao hàng (Necessary documents/document requirement/negotiation documents)

Mục này yêu cầu NB phải cung cấp cho NM những chứng từ chứng minh việc đã giao hàng cho người vận tải như hai bên đã thoả thuận. Nếu bộ chứng từ NB xuất trình là đầy đủ và hợp lệ mới được thanh toán bởi NM hoặc ngân hàng phục vụ NM. Trong nhiều trường hợp, do không thống nhất trước với nhau về việc chuẩn bị bộ chứng từ. NB cung cấp cho NM không đủ những chứng từ cần thiết, gây khó khăn cho NM trong việc nhận hàng; ngoài ra còn gây tốn kém thời gian và tiền bạc của hai bên do phải điều chỉnh, bổ sung chứng từ sau khi giao hàng.

Những chứng từ cần thiết mà NB bắt buộc phải gửi cho NM hoặc ngân hàng phục vụ NM:

– Hối phiếu (Bill of Exchange)
– Vận tải đơn (Bill of Lading/ Airwaybill/ Railwaybill…)
– Hoá đơn bán hàng (Commercial Invoice)
– Bảng kê chi tiết hàng hoá (Packing List)
– Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hoá thực giao do người sản xuất xác nhận đảm bảo về lượng hàng mua bán (Certificate of Quantity/Certificate of Quality). Số lượng mỗi loại chứng từ (bao nhiêu bản chính, bao nhiêu bản phụ) và gửi tới đâu sẽ do hai bên thoả thuận khi đàm phán để ký hợp đồng

Tùy theo tình trạng hàng hoá mua bán và tính chất của cuộc trao đổi, mà NB phải cung cấp cho NM thêm những chứng từ khác (nếu có yêu cầu) như:

– Giấy chứng nhận bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp (nếu bán hàng theo giá CIF hoặc CIP).
– Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá do cơ quan chuyên môn của chính phủ nước XK cấp (Certificate of Origin – C/O)
– Giấy chứng nhận kiểm tra, giám định hàng hoá do cơ quan chuyên môn cấp (khi hàng hoá là thực phẩm, thuốc chữa bệnh, máy móc – thiết bị…)
– Giấy phép xuất nhập khẩu…

 

IV- Các bước thực hiện hợp đồng ngoại thương

Sau khi một hợp đồng ngoại thương được kí kết thì các bên tham gia phải có trách nhiệm thực hiện những điều khoản đã cam kết trong hợp đồng ngoại thương đó và việc thực hiện phải tuân thủ luật pháp quốc gia và quốc tế. Sau đây là các bước cũng như cách thức thực hiện đối với các nhà Xuất nhập khẩu:

( Xem thêm QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA)

Chuẩn bị hàng xuất khẩu.

Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nước ngoài và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C).

Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.

1. Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu.

Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta, về cơ bản, là một nền sản xuất manh mún, phân tán, vì vậy, trong rất nhiều trường hợp, muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng xuất nhập khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng (cơ sở sản xuất – thu mua). Cơ sở pháp lý để làm việc đó là ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất nhập khẩu với các chân hàng.Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng, hợp đồng uỷ thác thu mua hàng xuất khẩu, hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu, hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu… Hợp đồng dù thuộc loại nào đều phải được ký kết theo những nguyên tắc, trình tự và nội dung đã được quy định trong Bộ Luật Dân Sự 2005, Luật Thương Mại và các văn bản có liên quan.

2. Ðóng gói bao bì hàng xuất khẩu.

Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời, nhưng đại bộ phận hàng hoá đòi hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy, tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hoá.

Muốn làm tốt được công việc bao bì đóng gói, một mặt cần phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn cách bao gói thích hợp.

a. Loại bao bì

Trong buôn bán quốc tế, người ta dùng rất nhiều loại bao bì. Các loại thông thường là:

* Hòm (case, box): Tất cả những hàng có giá trị tương đối cao, hoặc dễ hỏng đều được đóng vào hòm. Người ta thường dùng các loại hòm gỗ thường (wooden case), hòm gỗ dán (plywood case), hòm kép (double case), và hòm gỗ dác kim khí (Metallized case) và hòm gỗ ghép (fiberboard case).

* Bao (bag) : Một số sản phẩm nông nghiệp và nguyên liệu hoá chất thường được đóng vào bao bì. Các loại bao bì thường dùng là: bao tải (gunny bag), bao vải bông (Cottonbag), bao giấy (Paper bag) và bao cao su (Rubber bag).

* Kiện hay bì (bale): Tất cả các loại hàng hoá có thể ép gọn lại mà phẩm chất không bị hỏng thì đều đóng thành kiện hoặc bì, bên ngoài thường buộc bằng dây thép.

*Thùng (barrel, drum): Các loại hàng lỏng, chất bột và nhiều loại hàng khác nữa phải đóng trong thùng. Thùng có loại bằng gỗ (wooden barrel), gỗ dán (plywood barrel), thùng tròn bằng thép (steel drum), thùng tròn bằng nhôm (aluminium drum) và thùng tròn gỗ ghép (fiberboard drum).

Ngoài mấy loại bao bì thường dùng trên đây, còn có sọt (crate), bó (bundle), cuộn (roll), chai lọ (bottle), bình (carboy), chum (jar)…

Các loại bao bì trên đây là bao bì bên ngoài (outer packing). Ngoài ra còn có bao bì bên trong (inner packing) và bao bì trực tiếp (immediate packing).

Vật liệu dùng để bao gói bên trong là giấy bìa bồi (cardboard), vải bông, vải bạt (tarpauline), vải đay (gunny), giấy thiếc (foil), dầu (oil) và mỡ (grease). Trong bao gói có khi còn phải lót thêm một số vật liệu, thí dụ: Phoi bào (excelsior, wood shaving), giấy phế liệu, (paper waste), nhựa xốp (stiropore)… có khi vải bông cũng được dùng để lót trong.

Trong mấy thập kỷ gần đây, người ta dùng chất tổng hợp để chế ra vật liệu bao gói như các màng mỏng PE, PVC, PP hay PS.

Ngoài ra người ta còn phát triển việc chuyên trở bằng con-tê-nơ (container), cá bản (palette), thùng lều (thiết bị đóng gộp hàng máy bay – igloo) vừa tiết kiệm bao gói, vừa thuận tiện cho việc bốc dỡ và xếp đặt hàng trên phương tiện vận tải.

b. Những nhân tố cần được xét đến khi đóng gói.

Yêu cầu chung về bao bì đóng gói hàng hoá ngoại thương là “an toàn, rẻ tiền và thẩm mỹ”. Ðiều này có nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo tự nguyên vẹn về chất lượng và số lượng hàng hoá từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải bảo đảm hạ giá thành sản phẩm nhưng đồng thời phải bảo đảm thu hút sự chú ý của người tiêu thụ. Khi lựa chọn loại bao bì, loại vật liệu làm bao bì và phương pháp bao bì, chủ hàng xuất nhập khẩu phải xét đến những điều đã thoả thuận trong hợp đồng, thứ đến phải xét đến tính chất của hàng hoá (như lý tính, hoá tính, hình dạng bên ngoài, màu sắc, trạng thái của hàng hoá) đối với những sự tác động của môi trường và của điều kiện bốc xếp hàng… Ngoài ra, cần xét đến những nhân tố dưới đây:

* Ðiều kiện vận tải: Khi lựa chọn bao bì, người ta phải xét đến đoạn đường dài, phương pháp và thời gian của việc vận chuyển, khả năng phải chuyển tải ở dọc đường, sự chung đụng với hàng hoá khác trong quá trình chuyên chở…

* Ðiều kiện khí hậu: Ðối với những hàng hoá giao cho các nước có độ ẩm không khí cao (tới 90%) và nhiệt độ trung bình tới 30-400C, hoặc hàng hoá đi qua những nước có khí hậu như vậy, bao bì phải là những loại đặc biệt bền vững. Thường thường, đó là những hòm gỗ hoặc bằng kim khí được hàn hoặc gắn kín. Bên trong bao bì là lớp giấy không thấm nước và/hoặc màng mỏng PE. Những bộ phận chế bằng kim loại, dễ bị han rỉ, cần bôi thêm dầu mỡ ở mặt ngoài.

* Ðiều kiện về luật pháp và thuế quan.: ở một số nước, luật pháp cấm nhập khẩu những hàng hoá có bao bì làm làm từ những loại nguyên liệu nhất định.Ví dụ: ở Mỹ và Tân-Tây- Lan, người ta cấm dùng bao bì bằng cỏ khô, rơm, gianh, rạ v.v.. một vài nước khác lại cho phép nhập khẩu loại 1 như vậy nếu chủ hàng xuất trình giấy tờ chứng nhận rằng các nguyên liệu bao bì đẫ được khử trùng.

Ngoài ra, phương pháp bao bì đóng gói và vật liệu bao bì đóng gói còn trực tiếp ảnh hưởng tới mức thuế nhập khẩu ở một số nước thuộc khối liên hiệp Anh, hải quan đòi hỏi phải xuất trình những chứng từ về xuất xứ của bao bì để áp dụng suất thuế quan ưu đãi cho những hàng hoá nhập từ các nước trong liên hiệp Anh.

Ðối với những hàng chịu thuế theo trọng lượng, có một số nước thu thuế theo “trọng lượng tịnh luật định” là trọng lượng còn lại sau khi đã lấy trọng lượng cả bì của hàng hoá trừ đi trọng lượng bì do hải quan quy định sẵn. Trong trường hợp này, rõ ràng trọng lượng của bao bì có thể ảnh hưởng tới mức thuế quan nhập khẩu.

* Ðiều kiện chi phí vận chuyển: Cước phí thường được tính theo trọng lượng cả bì hoặc thể tích của hàng hoá. Vì vậy, rút bớt trọng lượng của bao bì hoặc thu hẹp thể tích của hàng hoá sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển. Ngoài ra muốn giảm được chi phí vận chuyển còn phải đề phòng trộm cắp trong quá trình chuyên chở. Muốn thoả mãn được những điều kiện này, người ta thường dùng bao bì vừa nhẹ, vừa bền chắc tận dụng không gian của bao bì, thu nhỏ bản thân hàng hoá lại, đồng thời không để lộ dấu hiệu của hàng hoá được gói bên trong bao bì…

3. Việc kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.

Ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá.

Kẻ ký mã hiệu là một khâu cần thiết của quá trình đóng gói bao bì nhằm:

* Bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận.

* Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá.

Ký mã hiệu cần phải bao gồm:

o Những dấu hiệu cần thiết đối với người nhận hàng như: tên người nhận và tên người gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng.

o Những chi tiết cần thiết cho việc tổ chức vận chuyển hàng hoá như: tên nước và tên địa điểm hàng đến, tên nước và tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận đơn, tên tàu, số hiệu của chuyến đi.

o Những dấu hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá trên đường đi từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, như: dễ vỡ, mở chỗ này, tránh mưa, nguy hiểm…

Việc kẻ ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: Sáng sủa, dễ đọc, không phai màu, không thấm nước, sơn (hoặc mực) không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hoá.

Ðể làm hình thành một lô hàng, ngoài những công việc trên đây, đơn vị kinh doanh xuất khẩu còn phải kiểm tra hàng hoá và lấy giấy chứng nhận sự phù hợp của hàng hoá với quy định của hợp đồng (giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận kiểm dịch…).

Kiểm tra chất lượng

1. Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng xuất khẩu

Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng trọng lượng, bao bì (tức kiểm nghiệm) hoặc nếu hàng hoá xuất khẩu là động vật, thực vật phải kiểm tra lây lan bệnh dịch (tức kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật).

Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu. trong đó việc kiểm tra ở cơ sở ) tức ở đơn vị sản xuất, thu mua chế biến, như các nước xí nghiệp …) có vai trò quyết định nhất và có tác dụng triệt để nhất. Còn việc kiểm tra hàng hoá ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện thủ tục quốc tế.

Việc kiểm nghiệm ở cơ sở là do tổ chức kiểm tra “chất lượng sản phẩm”(KCS) tiến hành. Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm về phẩm chất hàng hoá. Vì vậy trên giấy chứng nhận phẩm chất, bên cạnh những chữ ký của bộ phận KCS, phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị.

Việc kiểm dịch thực vật ở cơ sở là do phòng bảo vệ thực vật (của huyện, quận, hoặc ở nông trường tiến hành. Việc kiểm dịch động vật ở cơ sở là phòng (hoặc trạm) thú y (của huyện, quận hoặc của nông trường) tiến hành.

Cục thú y và Cục bảo vệ thực vật đều có chi nhánh ở các cửa khẩu (như cảng, ga quốc tế ). Công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu cũng đặt ở các trạm và các chi nhánh công ty. Do đó nếu có yêu cầu kiểm tra hàng hoá ở các cửa khẩu trước khi gửi hàng xuất khẩu, chủ cửa hàng phải đề nghị các cơ quan chứng nhận (về phẩm chất hoặc về sự kiểm dịch) đối với hàng hoá trong thời hạn chậm nhất là 7 ngày trước khi hàng được bốc xuống tàu.

2. Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.

Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó.

Cơ quan giao thông (ga cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định dưới tàu (Survery Reports). Nếu hàng chuyên chở đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát phải có ” biên bản kết toán nhận hàng với tàu” (Report on receipt of cargo) còn nếu bị đõ vỡ -phải có ” biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng” (Cargo outturn report). Nếu tàu chở hàng đã nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ cửa hàng yêu cầu VOSA cấp ” giấy chứng nhận hàng thiếu” (Certificate of shortlanded cargo).

Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection certificate).

Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động hoặc thực vật.

Thuê tàu lưu cước

Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.

Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF hoặc C and F (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FOB ( cảng đi) thì chủ hàng xuất nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo). Do đó có thể có tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (general cargo) và trên đường hàng đi có chuyến tàu chợ (regular line). Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (Booking a ship’s space).

Nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CPT (cảng đến) hoặc CIP (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FCA (cảng đi), thì chủ của hàng xuất nhập khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để chở hàng. Trong trường hợp chuyển chở hàng bằng container, hàng được giao cho người vận tải theo một trong hai phương thức:

* Nếu hàng đủ một container (Full container load – FCL), chủ cửa hàng phải đăng ký thuê container, chịu chi phí chở container rỗng từ bãi container (Container yard CY) về cơ sở của mình, đóng hàng vào container, rồi giao cho người vận tải.

* Nếu hàng không đủ một container (less than container load – LCL), chủ cửa hàng phải giao hàng cho người vận tải tại ga container (container freight station – CFS).

Việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, chủ hàng xuất nhập khẩu thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải như: công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA)…

Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa hai bên uỷ thác thuê tàu với bên nhận uỷ thác thuê tàu là hợp đồng uỷ thác. Có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu:

+ Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm.

+ Hợp đồng uỷ thác chuyến

Chủ hàng xuất nhập khẩu căn cứ vào đặc điểm vận chuyển của hàng hoá để lựa chọn loại hình hợp đồng cho thích hợp.

Mua bảo hiểm

Hàng hoá chuyển chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương.

Các chủ hàng xuất nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tại công ty Việt Nam. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy). Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là: “Giấy báo bắt đầu vận chuyển” khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là: “Giấy yêu cầu bảo hiểm “. Trên sở “Giấy yêu cầu…”này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm.

Làm thủ tục hải quan.

Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu sau đây:

1. Khai báo hải quan

Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declanration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như : Loại hàng, (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới hàng tạm nhập tái xuất…), tên hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào… tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết.

2. Xuất trình hàng hoá.

Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng. Ðể thực hiện thủ tục kiểm tra và giám sát chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan.

3. Thực hiện các quyết định của hải quan

Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại…) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu… nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. Việc vi phạm các quyết định đó thuộc tội hình sự.

Giao nhận hàng với tàu

1. Giao hàng xuất khẩu

Hàng xuất khẩu của ta được giao, về cơ bản, bằng đường biển và đường sắt. Nếu hàng được giao bằng đường biển, chủ hàng phải tiến hành các việc sau:

* Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải (đại diện hàng hải hoặc thuyền trưởng hoặc Công ty đại lý tàu biển) để đổi lấy sơ đồ xếp hàng (Stowage plan).

* Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng.

* Bố trí phương tiện đem hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu.

* Lấy biên lai thuyền phó (Mates receipt) và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển.

Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng( Clean on board B/L) và phải chuyển nhượng được ( Negotiable).

Nếu hàng hoá được giao bằng container khi chiếm đủ một container (FCL), chủ hàng phải đăng lý thuê container, đóng hàng vào container và lập bảng kê hàng trong container (container list). Khi hàng giao không chiếm hết một container (LCL), chủ hàng phải lập “bản đăng ký hàng chuyên chở” (cargo list). Sau khi đăng ký được chấp thuận , chủ hàng giao hàng đến ga container cho người vận tải.

Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đường sắt, chủ hàng phải kịp thời đăng ký với cơ quan đường sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hoá và khối lượng hàng hoá. Khi đã dược cấp toa xe, chủ hàng tổ chức bốc xếp hàng, niêm phong cặp chì làm các chứng từ vận tải, trong đó chủ yếu là vận đơn đường sắt.

2. Giao nhận hàng nhập khẩu.

Các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã nhập hàng từ đó.

Do đó đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận ( như Vietrans chẳng hạn), tiến hành:

* Ký kết hợp dồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về.

* Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận.

* Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá (như vận đơn, lệnh giao hàng…) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải.

* Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giao nhận.

* Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu.

* Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận.

Trong trường hợp hàng nhập khẩu xếp trong container có thể là một trong hai khả năng sau:

* Nếu hàng đủ một container (FCL), cảng giao container cho chủ hàng nhận về cơ sở của mình và hải quan kiểm hoá tại cơ sở.

* Nếu hàng không đủ một container (LCL), cảng giao container cho chủ hàng có nhiều hàng nhất mang về cơ sở để dỡ hàng, phân chia, với sự giám sát của hải quan. Nếu cảng là người mở container để phân chia thì chủ hàng làm thủ tục như nhận hàng l

Làm thủ tục thanh toán

1. Thanh toán bằng thư tín dụng.

a. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra L/Cvà khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại rồi ta mới giao hàng.

Khi lập bộ chứng từ thanh toán, những điểm quan trọng cần được quán triệt là: Nhanh chóng, chính xác, phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức.

b. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C, một trong các việc đầu tiên mà bên mua phải làm để thực hợp đồng đó là việc mở L/C.

Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vào thời gian giao hàng. Thông thường L/C được mở khoảng 20 – 25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng (nếu khách hàng ở Châu Âu).

Căn cứ mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C, Tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là “Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu”.

Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi đã ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C.

Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng. Có như vậy, đơn vị kinh doanh nhập khẩu mới nhận được chứng từ để đi nhận hàng.

2. Thanh toán bằng phương thức nhờ thu

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền.

Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác và được nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm nhanh chóng thu hồi vốn.

Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì sau khi nhận hàng chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập khẩu được kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định, nếu trong thời gian này, đơn vị kinh doanh nhập khẩu không có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đòi tiền hợp lệ. Quá thời hạn quy định cho việc kiểm tra chứng từ, mọi tranh chấp giữa bên bán và bên mua về thanh toán tiền hàng sẽ được trực tiếp giải quyết giữa các bên đó hoặc qua cơ quan trọng tài.

Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.

1. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đỗ vỡ thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại.

Ðối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng, hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ, thanh toán nhầm lẫn…

Ðối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi cuả người vận tải gây nên.

Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng hoá – đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tại nạn bất ngò hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm.

Ðơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám định, COR, ROROC hay CSC v.v…), hoá đơn , vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm ) v.v…

Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng (người nhập khẩu). Việc giải quyết phải khẩn trương kịp thời có tình có lý.

Nếu khiếu nại của khách hàng là cơ sở, chủ hàng xuất khẩu có thể giải quyết bằng một trong những phương pháp như:

* Giao hàng thiếu.

* Giao hàng tốt thay thế hàng kém chất lượng.

* Sữa chữa hàng hỏng;

Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hoá giao vào thời gian sau đó.

3. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài (nếu thoả thuận trọng tài) hoặc tại Toà án.

V- CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

 Khái niệm chung về chứng từ
Chứng từ là những văn bản chứa đựng những thông tin (về hàng hoá, về vận tải, bảo hiểm v.v..) dùng để chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường…
Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện Hợp đồng ngoại thương là những chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, như là xác nhận việc người bán giao hàng, việc vận tải hàng, việc bảo hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan.

Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau. Nhưng nói chung, chúng đều được trình bày trên những mẫu in sẵn. Những chi tiết chung cho nội dung của tất cả các chứng từ là: tên của tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu, địa chỉ, số điện thoại và điện tín của nó, tên chứng từ, ngày tháng và nơi lập chứng từ, số hợp đồng và ngày tháng ký kết hợp đồng, tên tàu chở hàng và số vận đơn, tên hàng và mô tả hàng hoá, số lượng, (số kiện trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh), loại bao bì và ký mã hiệu hàng hoá.

Căn cứ vào chức năng của chúng, các chứng từ được chia thành các loại: Chứng từ hàng hoá, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan.
Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên luôn tiếp xúc với các phương tiện tín dụng như Hối Phiếu, séc v.v…

Chứng từ hàng hoá 
Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Những chứng từ chủ yếu của loại này là hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất.
1. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá ; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng.
Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: hoá đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi tiền hàng mà còn cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế.
Theo chức năng của nó, hoá đơn có thể được phân loại thành:

  • Hoá đơn tạm tính (Provisional invoice) là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như: Giá hàng mới là giá tạm tính; việc nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở cảng đến; hàng hoá được giao làm nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên giao hàng xong mới thanh toán dứt khoát v.v…
  • Hoá đơn chính thức (Final Invoice) là hoá đơn để dùng thanh toán cuối cùng tiền hàng.
  • Hoá đơn chi tiết (Detailed invoice) các tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
  • Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là loại chứng từ có hình thức như hoá đơn, nhưng không dùng để thanh toán bởi vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền.
    Tuy nhiên điểm giống nhau trong chức năng của nó với hoá đơn thông thường là: Nó nói rõ giá cả và đặc điểm của hàng hoá. Vì vậy nó có tác dụng đại diện cho số hàng hoá gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng hoặc để làm thủ tục xin nhập khẩu.
  • Hoá đơn trung lập (Neutral invoice) trong đó không ghi rõ tên người bán.
  • Hoá đơn xác nhận (Certified invoice) là hoá đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá. Nhiều khi hoá đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hoá đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ.
Trong buôn bán quốc tế, người ta còn sử dụng hai loại hoá đơn, nhưng không tính chúng về chứng từ hàng hoá mà lại coi chúng là chứng từ hải quan. Ðó là:
  • Hoá đơn hải quan (Custom’s Invoice) là hoá đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan. Hoá đơn này ít quan trọng trong lưu thông.
  • Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice) là hoá đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán. Hoá đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ (xem mục chứng từ hải quan).
2. Bảng kê chi tiết (Specification) 
Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong lô hàng. Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau.
3. Phiếu đóng gói (Packing list) 
Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, Container).v.v… Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.
Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list).
4. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certiicate of quality) 
Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp.
Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate). Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó do hai bên thoả thuận.
5. Giấy chứng nhận số lượng (Contificate of quantity).
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai v.v… Giấy này có thể do công ty giám định cấp.
6. Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of quantity).
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng.

Chứng từ vận tải.

  1. Chứng từ vận tải  là chứng từ do người chuyên chở cấp xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở. Các chứng từ vận tải thông dụng nhất là:
    • Vận đơn đường biển ; Biên lai thuyền phó ; biên lai của cảng; Giấy gửi hàng đường biển, v.v…
    • Vận đơn đường sắt, khi hàng được chuyên chở bằng đường sắt;
    • Vận đơn hàng không, khi hàng được chuyên chở bằng máy bay.
      Ðó là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá đã được tiếp nhận để chở.
  2. Biên lai thuyền phó (Mates receipt).
    Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hoá trên tàu về việc đã nhận hàng chuyên chở. Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hoá mà các nhân viên kiểm kiện của tàu (Ships tallymen) đã tiến hành trong khi hàng hoá được bốc lên tàu.
    Biên lai thuyền phó không phải là chứng chỉ sở hữu hàng hoá vì thế người ta thường phải đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ trường hợp điều kiện của hợp đồng mua bán cho phép.
  3. Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill)
    Giấy gửi hàng đường biển là chứng từ thay thế cho vận đơn đường biển. Tuy nhiên giấy gửi hàng đường biển thường được ký phát đích danh cho nên không có tác dụng chuyển nhượng (negotiable). Nó chỉ được dùng trong trường hợp hai bên mua bán quen thuộc nhau và thường thanh toán bằng cách ghi sổ.
  4. Phiếu gửi hàng (Shipping note)
    Phiếu gửi hàng là do chủ hàng giao cho người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu đây là một cam kết gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn.
  5. Bản lược khai hàng (Manifest)
    Bản lược khai hàng là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu (canifest), cung cấp thông tin về tiền cước (freight manifest). Bản lược khai thường do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và để cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng.
  6. Sơ dồ xếp hàng (Stowage plan – Cargo plan).
    Sơ đồ xếp hàng là bản vẽ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu. Nắm được sơ đồ này chúng ta có thể biết được thời gian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lô hàng của mình được đặt cạnh lô hàng nào.
  7. Bản kê sự kiện (Satement of facts).
    Ðó là bản kê những hiện tượng thiên nhiên và xã hội liên quan đến việc sử dụng thời gian bốc/dỡ hàng (ví dụ như mưa, nghỉ lễ không thể tiếp tục bốc/ dỡ hàng). Bản kê này là cơ sở để tính toán thưởng phạt bốc/ dỡ hàng).
  8. Bản tính thưởng phạt bốc dỡ (Time – sheet)
    Ðó là bản tổng hợp thời gian tiết kiệm được hoặc phải kéo dài quá thời hạn bốc/dỡ hàng quy định. Trên cơ sở đó, người ta tính toán được số tiền thưởng hoặc tiền phạt về việc bốc/dỡ hàng.
  9. Biên bản kết toán nhận hàng ( Report on Receipt of Cargies – ROROC)
    Ðó là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) với lãnh đạo tàu về tổng số kiện hàng được giao và nhận giữa họ.
  10. Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR).
    Là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng về tình trạng hư hỏng, đổ vỡ, tổn thất của hàng hoá khi được dỡ từ tàu xuống cảng.
  11. Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of shortlanded cargo – CSC).
    Là chứng từ do công ty Ðại lý tài biển (Vietnam Ocean shipping Agency – VOSA) cấp sau khi kiểm tra về hàng hoá được dỡ từ tàu biển xuống cảng.
  12. Vận đơn đường sắt (Waybill, bill of freight, railroad bill of lading).
    Là chứng từ vận tải cơ bản trong việc chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt. Vận đơn đường sắt có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt và là biên lai của cơ quan đường sắt xác nhận đã nhận hàng để chở.
    Trong vận đơn đường sắt thường có những chi tiết cơ bản như: Tên người gửi hàng; tên, địa chỉ người nhận hàng; tên ga đi; tên ga đến và tên của ga biên giới thông qua; tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng cả bì của hàng hoá tiền cước chuyên chở.
    Cơ quan đường sắt thường ký kết phát một bản chính của vận đơn đường sắt và một số bản phụ (duplicate). Bản chính được gửi kèm theo hàng và sẽ được trao cho người nhận hàng. Bản phụ được trao cho người gửi hàng để người này dùng trong việc của mình như: thanh toán tiền hàng thông báo giao hàng.

VI- Rủi ro trong quan hệ thương mại thường xảy ra:
+ Không nhận được hàng theo hợp đồng (người bán không giao hàng theo hợp đồng)
+ Đối tác không có năng lực thực hiện hợp đồng
+ Đối tác không có đủ tư cách pháp nhân
+ Người đại diện của đối tác không đủ thẩm quyền
+ Không thực hiện đầy đủ hoặc sai so với nghĩa vụ thực hiện hợp đồng
+ Đối tác không có khả năng thanh toán tiền hàng
+ Do quy định về hàng hoá trong hợp đồng không rõ ràng dễ dẫn đến hàng giao sai chủng loại, quy cách, hàng thiếu về số lượng….
+ Trong hợp đồng không quy định rõ về đơn vị đo lường.
+ Thiếu thiện chí của bên Mua hoặc bên Bán: Nội dung của thư tín dụng không đáp ứng được yêu cầu (thoả thuận về giao nhận hàng hoá…)
+ Sự bất hợp lý của bộ chứng từ yêu cầu thanh toán…

VII- Khuyến cáo
Một số vấn đề cụ thể :
Để tránh, giảm thiểu rủi ro một cách tích cực nhất, các chủ thể hợp đồng cần phải quan tâm:
1.1 Đối với người mua
+ Nghiên cứu về năng lực tài chính, uy tín trên thị trường  của đối tác;
+ Người đại diện ký hợp đồng phải là đại diện hợp pháp của pháp nhân
+ Đảm bảo nội dung của bản hợp đồng đầy đủ các điều khoản;
+ Trong đó cần lưu ý một số điểm cơ bản:
(i) Hàng hoá cần được chi tiết, cụ thể về số lượng chủng loại, quy cách, chất lượng, tính đồng bộ của sản phẩm, yêu cầu kỹ thuật, xuất xứ hàng hoá… (được xác định bằng các giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền xác nhận – những nội dung này nên cụ thể trong hợp đồng).
(ii) Giá cả hàng hoá, giá trị hợp đồng: Cần được xác định cụ thể và đầy đủ theo cơ cấu giá bởi sự thoả thuận điều kiện thương mại.
(iii) Phương thức thanh toán: Trường hợp thanh toán thẳng bằng chuyển tiền (TT) chỉ nên áp dụng trong các trường hợp đối tác có quan hệ thường xuyên, hai bên có hiểu biết về nhau hoặc áp dụng trong trường hợp nhận hàng trước khi thanh toán.
Trường hợp thanh toán theo phương thức Tín dụng chứng từ (L/C) thì người mua cần lưu ý:
– Yêu cầu người bán mở thư bảo lãnh thực hiện hợp đồng từ (thông thường tối đa là 10% giá trị hợp đồng);
– Quy định bộ chứng từ: Ngoài việc  quan tâm đến và quy định cụ thể trong hoá đơn thương mại, vận đơn, chứng từ bảo hiểm yêu cầu ghi rõ người hưởng, các chứng từ khác liên quan đến chất lượng, xuất xứ hàng hoá cần xác định rõ trong tín dụng thư về nơi phát hành và nội dung diễn đạt hoặc dữ liệu của chúng – Điều 21 – UCP 500 quy định Ngân hàng sẽ chấp nhận các chứng từ này như xuất trình miễn là nội dung dữ liệu của chúng không mâu thuẫn với các chứng từ khác. Ngoài ra việc quy định về chứng từ vận tải cũng cần được xem xét cân nhắc lựa chọn phù hợp với điều kiện thực tế của hợp đồng nhập khẩu, loại hàng hoá nhập khẩu…
(iv) Trường hợp ký hợp đồng theo giá CIF, CFR: Trong hợp đồng cần phải có điều khoản quy định thuê tầu trong đó quan tâm đặc biệt là : Tuổi tầu; các giấy tờ đăng ký tầu, chủ tầu (năng lực của chủ tầu). Tuy nhiên trong trường hợp này nên quy định rõ trong hợp đồng thương mại, tín dụng thư về điều khoản của Vận đơn (vận đơn đường biển) phải có điều khoản “Identity Clause” (Bất cứ ai là người chuyên chở, nhưng chủ tầu vẫn phải chịu trách nhiệm về hàng hoá). Đồng thời cũng yêu cầu người bán cung cấp cho người mua một bản sao hợp đồng thuê tầu.
(v) Trường hợp ký hợp đồng theo giá CIF, CIP ngoài việc quy định về thuê tầu cần phải quy định rõ trong hợp đồng, tín dụng thư về Bảo hiểm: Mức bảo hiểm (mức bảo hiểm tối thiểu không phù hợp với việc bán hàng công nghiệp chế tạo do mất cắp, mất trộm chi tiết hoặc bốc dỡ không đúng yêu cầu…, do đó người mua có quyền yêu cầu người bán mua mức bảo hiểm lớn hơn mức tối thiểu, người hưởng lợi từ Bảo hiểm (người mua), nơi thanh toán bảo hiểm (khi có rủi ro xảy ra) – thường quy định thanh toán tại nước của người mua.
(vi) Trường hợp ký hợp đồng theo giá CFR, FOB (giá FOB do người mua thuê tầu do vậy không phải quy định về thuê tầu trong hợp đồng thương mại) ngoài việc quy định về thuê tầu, người mua cần phải ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá – vì chính lợi ích của bản thân.
1.2 Đối với người bán
+ Nghiên cứu về năng lực tài chính, uy tín trên thị trường  của đối tác;
+ Người đại diện ký hợp đồng phải là đại diện hợp pháp của pháp nhân
+ Đảm bảo nội dung của bản hợp đồng đầy đủ các điều khoản;
+ Trong đó cần lưu ý một số điểm cơ bản:
(i) Trường hợp bán bằng giá CIF, CIP, CFR: Yêu cầu người mua mở L/C với điều kiện “Không có miễn trách đối với người chuyên chở”.
(ii) Trong trường hợp bán theo giá: DAF, CIP, CPT, DDU, DDP: Hàng hoá có thể bị mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển: Ngoài việc quan tâm đến việc thuê tầu,  người bán nên mua bảo hiểm hàng hoá nhằm chia sẻ rủi ro.
(iii) Khi gửi hàng rời cho nhiều người mua cùng một lúc phải xác định được cụ thể số lượng đối với từng người mua. Nếu không xác định được thì việc chuyển giao rủi ro từ người bán sang người mua đối với các trường hợp bán theo giá CIF, CFR, FOB… là không thực hiện được như đối với trường hợp giành riêng.
(iv) Việc lập bộ chứng từ thanh toán cần lưu ý về tính logic của thời gian: ngày của chứng từ  và ngày của Tín dụng thư – Các chứng từ phải được xuất trình trong thời gian quy định của Tín dụng thư hoặc không quá 21 ngày kể từ ngày giao hàng (thông thường ngày giao hàng được quy ước là ngày ký phát vận đơn) nếu tín dụng thư không ghi rõ thời gian xuất trình. Trường hợp này nếu tín dụng thư được phát hành quá muộn (ví dụ trên 21 ngày kể từ ngày giao hàng) mà không nói khác thì chứng từ trên sẽ bị Ngân hàng từ chối. Do vậy Giao hàng trước khi mở L/C, người bán có thể gặp rủi ro nếu người mua không chân thực hoặc vì lý do nào đó không mở Tín dụng thư hoặc mở quá muộn.
(v) Trường hợp Tín dụng thư quy định rõ, cụ thể những điều cần thiết, tuần tự về yếu tố thời gian của các chứng từ thì người lập bộ chứng từ quan tâm đến thời gian lập các chứng từ theo quy định trong Tín dụng thư.

  • Khi đàm phán hợp đồng và quyết định lựa chọn phương thức giao hàng, các bên cần phải hiểu đầy đủ về các tập quán của cảng đi, cảng đến, ngành hàng, hoặc tập quán mà các bên đã thiết lập trước đó và nếu như không chắc chắn các bên cần phải đưa vào hợp đồng mua bán các điều khoản thích hợp để làm rõ quan điểm của mình về mặt pháp lý. Các điều khoản như vậy trong từng hợp đồng cụ thể sẽ có giá trị hơn.
  • Điều khoản luật áp dụng trong hợp đồng cũng cần được quan tâm, khi tham chiếu đến luật được áp dụng trong hợp đồng (có thể áp dụng  luật một trong hai quốc gia của hai bên tham gia hợp đồng hoặc có thể áp dụng  luật của nước thứ ba được cả hai bên chấp thuận). Người mua (bán) cần phải nắm rõ được luật điều chỉnh mà hợp đồng tham chiếu đến (thông thường áp dụng luật pháp của nước sở tại).
  • Điều khoản Trọng tài: Đối với Việt Nam nên lựa chọn nơi giải quyết tranh chấp là “Trung tâm Trọng tài Quốc tế bên cạnh Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt nam”. Ngôn ngữ trong quá trình giải quyết tranh chấp cũng cần phải được thống nhất trong hợp đồng một cách cụ thể.

VIII- MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP TRONG THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG

1 – Không tự mình soạn thảo
Bạn nên tự soạn thảo bản dự thảo đầu tiên của hợp đồng, như vậy bạn sẽ có nhiều lợi thế trong khi đàm phán và đưa ra những điều khoản có lợi nhất cho mình. Hơn nữa, tự mình soạn thảo hợp đồng thường có hiệu quả về mặt chi phối tốt hơn so với việc nghiên cứu, chỉnh sửa hợp đồng khi thuê luật sư soạn thảo.

2 – Điều khoản thanh toán không rõ ràng 
Các điều khoản thanh toán là phần không thể thiếu trong hợp đồng và không được phép bỏ qua hay để tới tận khi ký kết hợp đồng mới xem xét. Một hợp đồng chặt chẽ thì tránh những quy định tối nghĩa về số tiền được nợ, hay phải có công thức rõ ràng để xác định số nợ, đưa ra các điều khoản quy định rõ ràng số tiền được nợ là bao nhiêu và nợ tới khi nào, các hình thức chế tài nếu một bên không thanh toán hay thanh toán chậm, quy định phân chia trách nhiệm thanh toán các khoản thuế liên quan tới hợp đồng.

3 – Thiếu các điều khoản chung
Hợp đồng phải có các điều khoản chung. Đó không chỉ là các căn cứ pháp luật mà còn là những vấn đề cơ bản quyết định việc tham gia vào hợp đồng bao gồm:
Lý do ký kết hợp đồng với đối tác là gì?
Đối tác có kinh nghiệm tham gia hoạt động lĩnh vực kinh doanh này không?
Đối tác cam kết sẽ làm gì cho bạn và bạn cam kết làm gì cho đối tác?
Khi nào các bên đồng ý thực hiện hợp đồng?
Có những chi tiết đặc biệt nào được thảo luận trong quá trình đàm phán hợp đồng để đi đến quyết định ký kết hợp đồng?
Có thời hạn cụ thể trong việc giao nhận hàng hóa hay dịch vụ không?
Có sự việc hay điều kiện nào diễn ra trước khi bạn phải thực hiện các nghĩa vụ của mình không?

4 – Suy diễn
Đừng suy diễn khi soạn thảo hợp đồng. Như vậy có ý nghĩa là bạn phải quy định rõ ràng tất cả các nghĩa vụ và các tình huống giả định trong hợp đồng. Ví dụ: Nếu bạn mua của đối tác một thiết bị nào đó thì đừng nghĩ rằng họ sẽ phải giao kèm theo những phần mềm hay phụ tùng liên quan. Hãy quy định rõ ràng. Đối tác không cần biết bạn sẽ thiệt hại như thế nào nếu như họ giao hàng chậm. Quy định thời hạn rõ ràng là điều khoản không thể thiếu trong hợp đồng. Nếu các bên đồng ý vận chuyển và giao hàng tại một điểm nhất định, nến có quy định rõ ràng về địa điểm giao hàng và chi phí vận chuyển do bên nào chịu.

Trong giai đoạn đàm phán, nếu chưa hiểu rõ điều khoản nào của hợp đồng hãy hỏi lại cho kỹ và ngược lại, nếu đối tác chưa hiểu điều nào, bạn hãy giải thích cho rõ. Đừng cho rằng đối tác hiểu tất cả những gì bạn nói. Sau đó hãy quy định rõ trong hợp đồng.

5 – Bỏ sót một số điều khoản
Trong trường hợp tranh chấp, bên thua kiện phải trả chi phí cho luật sư của bên thắng kiện.
Tất cả những sửa đổi của hợp đồng phải được lập thành văn bản.
Không được chuyển nhượng hợp đồng cho bên thứ ba.

6 – Không đàm phán mọi thứ
Nên nhớ rằng không có điều gì là không thể đàm phán. Mọi thứ, thậm chí cả những điều mà đối tác khẳng định không thể thì vẫn có thể đàm phán. Với bạn, một số phần của hợp đồng có thể quan trọng hơn các phần khác, nhưng nên nhớ là tất cả các phần đều trở nên quan trọng nếu có tranh chấp xảy ra. Do vậy, trong giai đoạn đàm phán nên xác định trước những vấn đề nào không thể chấp nhận và những vấn đề nào có thể chấp nhận.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: